Umožnite partnerom bez účtu ViaSpaces kontrolovať, schvaľovať a podpisovať dokumenty.
Externá brána je zabezpečený webový odkaz odoslaný e-mailom, prostredníctvom ktorého môže obchodný partner bez používateľského profilu ViaSpaces prijať dokument, skontrolovať ho a vykonať požadovanú akciu – bez potreby registrácie.
Pre koho je určená #
Externá brána je určená pre externých obchodných partnerov – teda partnerov označených ako „Externí“, ktorí nemajú vlastný účet ViaSpaces. Dokument im odošlete rovnakým spôsobom ako ktorémukoľvek inému obchodnému partnerovi: vytvorte dokument, nastavte schvaľovanie a odošlite ho. Pred odoslaním môžete v súhrne dokumentu skontrolovať podtyp, hodnotu dokumentu, schvaľovateľov a prílohy a prostredníctvom odkazu otvoriť náhľad PDF.
Nastavenia zabezpečenia pre konkrétneho externého partnera – režim PIN alebo hesla a notifikácie – sa konfigurujú na karte Nastavenia externej brány daného partnera.
Čo vidí príjemca #
Príjemca otvorí odkaz doručený e-mailom. Pri prvom prístupe sa zobrazí Dohoda o prístupe k elektronickým dokumentom, v ktorej musí príjemca súhlasiť s elektronickým prijímaním a spracovaním dokumentov. Následne sa otvorí dokument s uvedeným podtypom, údajmi spoločnosti odosielateľa, prípadnými prílohami a tlačidlami Zamietnuť / Schváliť v hornej časti.
Prístup pomocou PIN kódu alebo hesla #
Ak odosielateľ pre daného partnera aktivoval možnosť Použiť PIN / heslo, príjemca musí pred otvorením dokumentu zadať prístupový kód:
| Režim | How it works |
|---|---|
| Vyžiadať PIN/heslo | Príjemca si e-mailom vyžiada jednorazový prístupový kód a následne ho zadá, aby získal prístup k dokumentu. |
| Vlastný PIN/heslo | Odosielateľ nastavil pevný prístupový kód. Príjemca ho zadá priamo alebo si ho môže alternatívne vyžiadať e-mailom. |
Schvaľovanie, zamietnutie a podpisovanie #
Výberom možnosti Schváliť alebo Zamietnuť sa zaznamená rozhodnutie príjemcu a stav na vašej strane sa okamžite aktualizuje. Ak je typ schválenia nastavený na Podpis, otvorí sa dialóg Schváliť a podpísať dokument s možnosťami podpísať dokument ručne, nahrať podpis alebo ho zadať ako text.
Tip: Ak príjemca ešte nemá účet ViaSpaces, po vykonaní akcie sa môže zobraziť výzva Registrovať sa bezplatne. Prostredníctvom nej si môže vytvoriť účet prepojený s vaším existujúcim partnerským vzťahom.