Einstellungen

In diesem Hilfe-Dokument erfahren Sie, wie Sie ein Konto konfigurieren — das Unternehmensprofil, Bankdaten, Steuerdaten, Benutzer, Dokumentregeln, Genehmigungen, Benachrichtigungen, Formatierung und Abrechnung.

Die Einstellungen gelten für ein Konto. Die hier festgelegten Werte werden in Dokumenten angezeigt und bestimmen das kontoweite Verhalten. Öffnen Sie **Einstellungen** in der Seitenleiste; diese werden in neun Bereiche unterteilt, die in die Kategorien grundlegend (Mein Konto), Banking (Bankdaten) und erweitert (alle übrigen) gruppiert sind.

Mein Konto #

„Mein Konto“ je firemný profil — základná identita, ktorá sa zobrazuje na dokumentoch. Je rozdelený do kariet: Allgemein, Steuerregistrierung, Standorte, Kontakte a Soziale Medien.

Die Registerkarte Allgemein enthält:

Feld	Wert
Firmenlogo	Bild in den Dokumenten. Mindestens 300 × 300 px; .png, .jpg, .jpeg.
Firmenname	Registrierter Firmenname.
Kontoname	Bezeichnung, die in der Kontoliste angezeigt wird.
Standardwährung	Währung, die im gesamten Konto und für die Dashboard-Summen verwendet wird.
Adresse	Firmenadresse.
Unternehmensregisternummer	Unternehmensregisternummer.
Steuerregistrierung / Steuer-ID	Steueridentifikationsnummer.
Steuergebiets-Code	Ländercode für Steuerzwecke (zum Beispiel DE).
Willkommensbildschirm anzeigen	Zeigt den Willkommensbildschirm an oder blendet ihn aus.

Sperren und Löschen eines Kontos #

Die Verwaltung des Geschäftskontos umfasst zwei Aktionen auf Kontoebene.

Aktion	Auswirkung
Konto sperren	Das Konto wird vorübergehend gesperrt und in einen inaktiven Zustand versetzt, ohne dass Transaktionen durchgeführt werden können. Ein Administrator entsperrt es.
Konto löschen	Setzt eine Löschmarkierung. Nach 30 Tagen werden das Konto und alle Dokumente ohne Möglichkeit zur Wiederherstellung gelöscht.

Die verbleibenden Registerkarten:

Registerkarte	Inhalt
Steuerregistrierung	Steuerregistrierungen nach Land und Art.
Standorte	Zusätzliche Adressen: Standortname, Straße, Stadt, Postleitzahl, Land.
Kontakte	Kontaktpersonen mit Angaben: Vollständiger Name, Funktion, E-Mail, Telefonnummer und Kennzeichnung als Primärkontakt.
Soziale Medien	Links zur Website und zu Social-Media-Profilen.

Bankverbindung #

Unter „Bankverbindung“ werden die Bankkonten gespeichert, die auf Dokumenten angezeigt werden. Jeder Eintrag enthält:

Feld	Wert
Bankkontoname	Name des Kontos.
Währung	Währung des Kontos.
Kontonummer	Kontonummer.
Adresse	Bankadresse.
Hauptkonto	Kennzeichnet das Standardkonto, das in Dokumenten verwendet wird.

Fügen Sie ein Konto mit Neu hinzufügen hinzu.

Steuersätze #

Unter „Steuersätze“ werden die für die Berechnung von Dokumenten verwendeten Steuersätze in Prozent definiert. Jeder Steuersatz hat einen Namen des Steuersatzes, einen prozentualen Wert für den Steuersatz und den Status Aktiv oder Deaktiviert. Ein deaktivierter Steuersatz bleibt erhalten, wird jedoch bei neuen Dokumenten nicht angeboten. Fügen Sie einen Steuersatz mit Neu hinzufügen hinzu.

Benutzerverwaltung #

Die Benutzerverwaltung legt fest, wer auf das Konto zugreifen kann und welche Aktionen er durchführen darf. Sie umfasst drei Registerkarten: Benutzer, Gruppen und Rollen.

Benutzer #

Die Registerkarte Benutzer enthält eine Liste der Benutzer mit den Angaben E-Mail, Name, Rollen, Arbeitsbereiche, Gruppen und Status (Aktiv oder Inaktiv). Jede Zeile kann angezeigt, bearbeitet oder gelöscht werden.

Fügen Sie einen Benutzer mit Einladen hinzu. Der Vorgang umfasst drei Schritte:

1. Einladung — geben Sie die E-Mail ein, wählen Sie Gruppen aus und legen Sie die Benutzerberechtigungen (Rollen) fest.
2. Schließen Sie die verbleibenden Schritte ab.
3. Senden Sie die Einladung. Bis zur Annahme wird der Benutzer mit dem Status **Eingeladen** angezeigt.

Gruppen #

Die Registerkarte Gruppen enthält eine Liste von Benutzergruppen mit den Angaben Gruppenname, Anzahl der Benutzer, Rollen und Arbeitsbereiche. Fügen Sie eine Gruppe mit Neue Gruppe hinzufügen hinzu.

Feld	Wert
Name	Gruppenname.
Beschreibung	Gruppenbeschreibung.
Benutzer	Gruppenmitglieder.
Rollen	Der Gruppe zugewiesene Rollen.
Untergruppen	Groups nested inside this group.
Arbeitsbereiche	Der Gruppe zugewiesene Arbeitsbereiche.
Partner	Der Gruppe zugewiesene Partner.
Optionale Einstellungen	Benutzerdefinierte Berechtigungsfilter — Name des Berechtigungsfilters, Berechtigungsobjekt und ein Prädikat für den Zugriff auf Feldebene.

Rollen #

Die Registerkarte Rollen enthält eine Liste der Rollen des Kontos mit der Anzahl der Benutzer und Gruppen, denen die jeweilige Rolle zugewiesen ist. Rollen werden hier Benutzern und Gruppen zugewiesen.

Dokumentsteuerung #

Die Dokumentsteuerung definiert die Dokumentregeln für das gesamte Konto. Sie umfasst zwei Registerkarten: Dokumentnummerierung und Dokumentuntertypen.

Dokumentnummerierung #

Die Dokumentnummerierung legt das Nummerierungsformat für jede Dokumentkategorie fest. Die Kategorien sind nach ihrem Zweck vordefiniert (zum Beispiel 100 – Produktinformationsdokumente, 300 – Bestellungen, 500 – Abrechnung und Rechnungsstellung). Jede Zeile zeigt das Muster und die Nächste laufende Nummer.

Bearbeiten Sie das Muster, indem Sie die Felder per Drag & Drop verschieben:

Feld	Purpose
Jahr	Fügt das Jahr ein.
Monat	Fügt den Monat ein.
Benutzerdefinierter Text	Fügt festen Text ein.
Laufende Nummer	Fügt die fortlaufende Nummer ein.

Eine Vorschau des Musters zeigt die resultierende Nummer entsprechend der Anordnung der Felder.

Dokumentuntertypen #

Dokumentuntertypen definieren Untertypen für hochgeladene Dokumente (z. B. Sonstiges, Rechnung). Fügen Sie einen Untertyp über Neu hinzufügen hinzu.

Genehmigungsliste #

Eine Genehmigungsliste ist eine wiederverwendbare, benannte Gruppe von Genehmigern, die auf Dokumente angewendet wird. Jede Liste enthält einen Namen der Genehmigungsliste, eine Anzahl der Benutzer sowie den Status Aktiv oder Inaktiv. Inaktive Listen werden beim Festlegen von Genehmigern für ein Dokument nicht angeboten.

Liste erstellen oder bearbeiten:

1. Klicken Sie auf Neu hinzufügen oder bearbeiten Sie eine bestehende Liste.
2. Geben Sie den Namen der Genehmigungsliste ein.
3. Aktivieren Sie den Schalter Aktiv.
4. Wählen Sie die Benutzer für die Liste aus.
5. Speichern.

Benachrichtigungen #

Benachrichtigungen steuern, bei welchen Dokumentereignissen eine Benachrichtigung gesendet wird und auf welchem Weg. Der Bereich enthält zwei Registerkarten: Allgemein und Externes Gateway.

Jedes Ereignis verfügt über zwei Steuerungsmöglichkeiten:

Steuerung	Optionen	Festgelegt durch
Kontoeinstellungen	Verpflichtend, Aktiviert, Deaktiviert	Administrator
Benutzereinstellungen	E-Mail & App, App	Benutzer

Kontoeinstellungen und Benutzereinstellungen wirken zusammen:

Kontoeinstellungen	Ergebnis
Verpflichtend	Die Benachrichtigung ist immer aktiviert. Benutzer können sie nicht deaktivieren.
Aktiviert	Die Benachrichtigung ist aktiviert. Jeder Benutzer wählt den Benachrichtigungskanal in den Benutzereinstellungen aus.
Deaktiviert	Die Benachrichtigung ist für alle deaktiviert.

Ereignisse auf der Registerkarte Allgemein: Dokument genehmigt / abgelehnt, Dokument zur Genehmigung, Dokument gesendet, Dokument empfangen und Zusammenfassende Benachrichtigung. Für die zusammenfassende Benachrichtigung kann die Häufigkeit Täglich, Wöchentlich oder Monatlich festgelegt werden.

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Datums-, Zeit- und Zahlenformatierung #

In diesem Bereich wird festgelegt, wie Datumsangaben, Uhrzeiten und Zahlen angezeigt werden. Er enthält zwei Registerkarten: Anzeige (Anwendungsoberfläche) und Dokumente (generierte Dokumente).

Gruppe	Optionen
Datumsformatierung	Datumsformat, zum Beispiel D. M. YYYY.
Zeitformat	Lokale Zeit und Zeitformat, zum Beispiel H:mm.
Zahlenformatierung	Tausendertrennzeichen und Dezimaltrennzeichen.

Jede Gruppe zeigt eine Formatvorschau an. Die Spalte Kontoeinstellungen legt die Standardeinstellung des Kontos fest. Wenn sie auf Benutzerüberschreibung gesetzt ist, wird die Spalte Benutzereinstellungen angezeigt und jeder Benutzer kann sein eigenes Format festlegen.

Speichern Sie mit Änderungen speichern.

Abonnements & Abrechnung #

Abonnements & Abrechnung verwaltet den Tarif und den Abrechnungszeitraum des Kontos. Jedes Konto verfügt über ein eigenes Abonnement.

Steuerung	Funktion
Geschäftlich / Privat	Wählt die Tarifkategorie aus.
Monatlich / Jährlich	Legt den Abrechnungszeitraum fest.
Auswählen	Wendet einen Tarif an.

Der Tarif legt die Kontolimits fest – die Anzahl der Benutzer und die Anzahl der Transaktionen (Senden & Hochladen). Der Empfang ist in allen Tarifen unbegrenzt, und Transaktionen über dem enthaltenen Limit werden pro Transaktion abgerechnet. Wenn das Benutzerlimit erreicht ist, wird beim Hinzufügen eines weiteren Benutzers die Option Tarif aktualisieren angezeigt.