Ermöglichen Sie Partnern ohne ViaSpaces-Konto, Dokumente zu prüfen, zu genehmigen und zu unterzeichnen.
Das Externe Gateway ist ein sicherer Weblink, der per E-Mail versendet wird und es einem Geschäftspartner ohne ViaSpaces-Benutzerprofil ermöglicht, ein Dokument zu empfangen, zu prüfen und zu bearbeiten – ohne Registrierung.
Für wen es geeignet ist #
Das Externe Gateway ist für externe Geschäftspartner vorgesehen – also Partner, die als „Extern“ gekennzeichnet sind und über kein eigenes ViaSpaces-Konto verfügen. Der Versand erfolgt wie bei jedem anderen Geschäftspartner: Erstellen Sie das Dokument, konfigurieren Sie die Genehmigungseinstellungen und senden Sie es. Vor dem Versand können Sie in der Dokumentzusammenfassung den Untertyp, den Dokumentwert, die Genehmiger und die Anhänge überprüfen und über einen Link die PDF-Vorschau öffnen.
Die Sicherheitseinstellungen für einen bestimmten externen Partner – PIN- oder Passwortmodus sowie Benachrichtigungen – werden auf der Registerkarte Einstellungen für das Externe Gateway dieses Partners konfiguriert.
Was der Empfänger sieht #
Der Empfänger öffnet den per E-Mail erhaltenen Link. Beim ersten Zugriff wird eine Vereinbarung über den Zugriff auf elektronische Dokumente angezeigt, in der der Empfänger dem elektronischen Empfang und der Verarbeitung von Dokumenten zustimmen muss. Anschließend wird das Dokument mit seinem Untertyp, den Unternehmensdaten des Absenders, vorhandenen Anhängen sowie den Schaltflächen Ablehnen / Genehmigen im oberen Bereich geöffnet.
PIN- oder Passwortzugang #
Wenn der Absender für diesen Partner PIN / Passwort verwenden aktiviert hat, muss der Empfänger vor dem Öffnen des Dokuments einen Zugangscode eingeben:
| Modus | How it works |
|---|---|
| PIN/Passwort anfordern | Der Empfänger fordert per E-Mail einen einmaligen Zugangscode an und gibt diesen anschließend ein, um das Dokument zu entsperren. |
| Benutzerdefinierte PIN/Passwort | Der Absender hat einen festen Zugangscode festgelegt. Der Empfänger gibt diesen direkt ein oder fordert ihn alternativ per E-Mail an. |
Genehmigen, Ablehnen und Unterzeichnen #
Mit „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ wird die Entscheidung des Empfängers erfasst und der Status auf Ihrer Seite sofort aktualisiert. Wenn als Genehmigungsart „Signatur“ festgelegt ist, öffnet sich der Dialog Dokument genehmigen und unterzeichnen mit Optionen zum handschriftlichen Signieren, Hochladen einer Signatur oder Eingeben des Namens.
Hinweis: Wenn der Empfänger noch kein ViaSpaces-Konto besitzt, kann nach der Aktion die Aufforderung Kostenlos registrieren angezeigt werden. Darüber kann ein Konto erstellt werden, das mit Ihrer bestehenden Partnerverbindung verknüpft ist.