Erfassen Sie strukturierte Antworten von einem Empfänger als Teil des Genehmigungsprozesses.
Ein Formular ist ein Dokument, das auf einer Vorlage mit Formularfeldern basiert. Anstatt das Dokument lediglich zu genehmigen oder abzulehnen, trägt der Empfänger konkrete Daten ein, die anschließend an Sie zurückübermittelt werden.
Was unterscheidet ein Formular? #
Der Absender eines Formulars übernimmt die Rolle des Anforderers. Der Empfänger füllt die Formularfelder aus oder bearbeitet sie und sendet das Formular anschließend weiter, damit der Anforderer die Antworten prüfen kann. Verwenden Sie ein Formular immer dann, wenn Sie Daten oder eine Bestätigung von einer Person benötigen und nicht lediglich eine Unterschrift einholen möchten.
Ein Formular durchläuft dieselben Status wie jedes andere Dokument, mit einer zusätzlichen Phase: Sobald der Empfänger das Formular ausgefüllt hat, wechselt es in den Status Antwort und wartet darauf, vom Anforderer geprüft und bestätigt zu werden.
Formularfelder im Template Builder #
Formularfelder befinden sich in einer eigenen Kategorie Formulare im Komponentenbereich des Template Builders:
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Formularbereich | Container, der Formularfelder innerhalb eines Abschnitts gruppiert. |
| Eingabefeld | Einzeiliges Textfeld. |
| Auswählen | Dropdown-Liste mit einer definierten Auswahl an Werten. |
| Kontrollkästchen | Einzelnes Ja/Nein-Feld. |
| Textbereich | Mehrzeiliges Textfeld. |
Jedes Feld verfügt über eine Bezeichnung; Auswahlfelder enthalten zusätzlich eine eigene Liste definierter Optionswerte.
Beantworten und Validieren #
- Der Absender füllt die für ihn bearbeitbaren Felder aus und sendet das Formular.
- Der Empfänger öffnet das Formular, füllt die verbleibenden Felder aus und genehmigt oder lehnt es ab.
- Durch die Genehmigung wechselt das Formular in den Status Antwort und wird an den Anforderer zurückgesendet. Bei einer Ablehnung wird der Vorgang mit dem Status Abgeschlossen | Abgelehnt beendet.
- Der Anforderer öffnet die Antwort und prüft die vom Empfänger eingegebenen Werte, die zu diesem Zeitpunkt schreibgeschützt sind.
- The Requestor approves it (Abgeschlossen | Akzeptiert) or rejects it, sending it back to the receiver.
Hinweis: Wenn für ein Feld eine Regex-Validierung definiert ist, verhindern ungültige Daten das Senden, Genehmigen oder Starten des Genehmigungsprozesses, bis der Fehler behoben wurde.