Erkennen Sie auf einen Blick, ob ein zeitlich befristetes Dokument noch gültig ist.
Manche Dokumente – beispielsweise Verträge, Zertifikate oder Angebote – sind nur für einen begrenzten Zeitraum gültig. Mit dem Gültigkeitsstatus können Sie den aktuellen Gültigkeitszustand und das Datum, seit dem dieser gilt, verfolgen, ohne das Dokument selbst öffnen zu müssen.
Wo Sie den Zahlungsstatus finden #
Gültigkeit ist eine der drei Registerkarten im Nachbearbeitungsbereich eines Dokuments, der über die entsprechende Zeile im Dashboard geöffnet wird. Die beiden weiteren Registerkarten sind Zahlungen und Buchhaltung.
Gültigkeitsbedingung festlegen #
- Öffnen Sie den Bereich zur Nachbearbeitung des Dokuments über die entsprechende Zeile im Dashboard.
- Wählen Sie die Registerkarte Gültigkeit aus.
- Wählen Sie eine Bedingung aus.
- Legen Sie das Datum fest, an dem die Bedingung wirksam wurde.
- Fügen Sie bei Bedarf Kommentare oder Dokument-Tags hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern.
| Bedingung | Bedeutung |
|---|---|
| N/A | Die Gültigkeit wird für dieses Dokument nicht nachverfolgt. |
| Unbefristet | Kein Ablaufdatum – bleibt gültig, bis der Status geändert wird. |
| Gültig bis | Gültig bis zum festgelegten Datum. |
| Verlängert bis | Gültigkeit bis zu einem neuen Datum verlängert. |
| Ausgesetzt bis | Vorübergehend bis zum festgelegten Datum ausgesetzt. |
| Storniert am | Zum festgelegten Datum storniert. |
| Abgelaufen am | Zum festgelegten Datum abgelaufen. |
| Ersetzt am | Zum festgelegten Datum durch ein anderes Dokument ersetzt. |
Gültigkeit im Dashboard #
Das Dashboard verfügt neben den Ansichten Standard und Nachbearbeitung über eine eigene Ansicht Gültigkeit, in der Sie Dokumente nach ihrem aktuellen Gültigkeitsstatus durchsuchen können. In der Ansicht Nachbearbeitung wird außerdem eine Spalte für die Gültigkeit neben dem Zahlungs- und Buchhaltungsstatus angezeigt.
Hinweis: Die hier erfasste Gültigkeit dient als Metadatum für Listen und Filter und ist unabhängig von einem möglichen „Gültig bis“-Datum, das direkt im Dokument angegeben ist.