{"id":2865,"date":"2026-07-29T08:57:47","date_gmt":"2026-07-29T08:57:47","guid":{"rendered":"https:\/\/viaspaces.com\/?post_type=docs&p=2865"},"modified":"2026-09-17T08:43:03","modified_gmt":"2026-09-17T08:43:03","password":"","slug":"other-features","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/Documentation\/other-features\/","title":{"rendered":"Weitere Funktionen"},"content":{"rendered":"

In diesem Hilfedokument werden Aktionen und Werkzeuge beschrieben, die die Arbeit mit Dokumenten au\u00dferhalb ihrer Erstellung und ihres Versands unterst\u00fctzen \u2013 Zur\u00fcckrufen, L\u00f6schen, Papierkorb, Export, Upload, Erinnerungen und Massenkopieren.<\/p>\n\n\n\n

Diese Funktionen gelten f\u00fcr Dokumente, die bereits im Konto vorhanden sind. Sie umfassen das Zur\u00fcckziehen eines gesendeten Dokuments, das L\u00f6schen und Wiederherstellen von Dokumenten, den Export, den Import externer Dateien, das Einrichten von Erinnerungen sowie das massenhafte Kopieren eines Dokuments.<\/p>\n\n\n\n

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Zur\u00fcckrufen<\/h2>\n\n\n\n

Mit \u201eZur\u00fcckrufen\u201c wird ein bereits gesendetes Dokument vor der Genehmigung wieder in den Status Entwurf<\/strong> versetzt, sodass es korrigiert oder storniert werden kann. Diese Funktion steht dem Absender f\u00fcr Dokumente zur Verf\u00fcgung, die \u00fcber ViaSpaces.com oder \u00fcber die Zustellmethode \u201ePers\u00f6nlich unterzeichnen\u201c \u00fcbermittelt wurden, und kann ausschlie\u00dflich auf Absenderseite ausgef\u00fchrt werden. Nach dem Zur\u00fcckrufen befindet sich das Dokument wieder im Entwurfsstatus und kann bearbeitet und erneut gesendet werden.<\/p>\n\n\n\n

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L\u00f6schen<\/h2>\n\n\n\n

Ein Entwurf wird mit Entwurf l\u00f6schen<\/strong> entfernt, ein abgeschlossenes Dokument mit Abgeschlossenes Dokument l\u00f6schen<\/strong>. Gel\u00f6schte Dokumente werden in den Papierkorb<\/strong> verschoben und k\u00f6nnen von dort wiederhergestellt werden. Solange sich ein Dokument im Papierkorb befindet, ist es nicht dauerhaft gel\u00f6scht.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Der Papierkorb<\/h2>\n\n\n\n

Der Papierkorb<\/strong>, den Sie \u00fcber die Seitenleiste \u00f6ffnen, listet gel\u00f6schte Dokumente mit Status, Untertyp, Datum, Wert und Richtung (Ausgehend<\/strong> oder Eingehend<\/strong>) auf. Mit einem Filter<\/strong> k\u00f6nnen Sie die Liste eingrenzen.<\/p>\n\n\n\n

Jede Zeile bietet folgende Aktionen:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Wiederherstellen<\/strong> \u2014 stellt das Dokument an seinem vorherigen Speicherort wieder her.<\/li>\n\n\n\n
  • Verlauf<\/strong> \u2014 zeigt das Aktionsprotokoll des Dokuments an.<\/li>\n\n\n\n
  • L\u00f6schen<\/strong> \u2014 entfernt das Dokument.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
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    Export<\/h2>\n\n\n\n

    Export speichert Dokumente aus dem Dashboard in einer Datei. Mit Dokumente exportieren<\/strong> werden die Dokumente direkt in einer ZIP-Datei zusammengefasst und Sie werden aufgefordert, einen Speicherordner auszuw\u00e4hlen. Der Export enth\u00e4lt die aktuell angezeigten Dokumente, also ausschlie\u00dflich diejenigen, die dem vom Benutzer angewendeten Filter entsprechen.<\/p>\n\n\n\n

    Exportoptionen:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Dokumente exportieren<\/strong> \u2014 die Dokumente als ZIP-Datei.<\/li>\n\n\n\n
    • Dokumente mit Anh\u00e4ngen exportieren<\/strong> \u2014 die Dokumente zusammen mit den zugeh\u00f6rigen Anh\u00e4ngen.<\/li>\n\n\n\n
    • Als .csv exportieren<\/strong> \u2014 die Dokumentdaten als .csv-Datei.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
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      Hinweis:<\/strong> Der Export ber\u00fccksichtigt den aktiven Filter. Es werden ausschlie\u00dflich die gefilterten Dokumente exportiert. Der Export wird \u00fcber das Dashboard ausgef\u00fchrt; weitere Informationen finden Sie auf der Seite \u201e\u00dcbersicht und Navigation\u201c.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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      Dokument hochladen<\/h2>\n\n\n\n

      Mit \u201eDokument hochladen\u201c importieren Sie externe Dateien als Dokumente in das Konto. \u00d6ffnen Sie die Funktion \u00fcber das Men\u00fc Neu<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

        \n
      1. Klicken Sie in den Upload-Bereich oder ziehen Sie Dateien per Drag-and-drop hinein. Es k\u00f6nnen bis zu 20 Dateien<\/strong> hochgeladen werden, jeweils mit einer Gr\u00f6\u00dfe von unter 100 MB<\/strong> und in den Formaten .PDF, .PNG, .JPG oder .JPEG<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
      2. Klicken Sie auf Hochladen<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
      3. Vervollst\u00e4ndigen Sie f\u00fcr jede Datei die Dokumentdetails.<\/li>\n\n\n\n
      4. Klicken Sie auf Absenden<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

        Der Detailbereich enth\u00e4lt:<\/p>\n\n\n\n

          \n
        • Vorbef\u00fcllung ausw\u00e4hlen<\/strong> \u2014 wendet eine gespeicherte Vorbef\u00fcllung an; mit Neu erstellen<\/strong> k\u00f6nnen Sie eine neue anlegen. Auf alle anwenden<\/strong> \u00fcbernimmt dieselben Einstellungen f\u00fcr alle hochgeladenen Dateien.<\/li>\n\n\n\n
        • Zum Workspace hinzuf\u00fcgen<\/strong> \u2014 weist das Dokument einem Workspace zu.<\/li>\n\n\n\n
        • Dokumentdatum<\/strong>, Betreff<\/strong>, Kommentare<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
        • Dokumentwert<\/strong>, Steuern<\/strong>, Exkl. Steuern<\/strong>, W\u00e4hrung<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
        • Gesch\u00e4ftspartner<\/strong>, Eingehend \/ Ausgehend<\/strong> (Eingehend oder Ausgehend), Dokumentnummer<\/strong>, Referenz<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
        • Dokumenttyp<\/strong> und Dokumentuntertyp<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
        • Zus\u00e4tzliche Informationen<\/strong> \u2014 Fallnummer, Batch-Nr., Versicherungspolice, Versandnummer, Handelsnummer, Zertifikatsnummer, Ablaufdatum, F\u00e4lligkeitsdatum, G\u00fcltig ab, G\u00fcltig bis.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

          Weitere Dokumente hinzuf\u00fcgen<\/strong> f\u00fcgt demselben Upload weitere Dateien hinzu. Mehrere Dateien k\u00f6nnen gemeinsam als Batch hochgeladen werden.<\/p>\n\n\n\n

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          Erinnerungen<\/h2>\n\n\n\n

          Eine Erinnerung verkn\u00fcpft eine Aufgabe mit einer Frist mit einem Dokument. Erstellen Sie eine Erinnerung \u00fcber Erinnerung<\/strong> im Dokument oder \u00fcber Erinnerung erstellen<\/strong> auf der Startseite.<\/p>\n\n\n\n

            \n
          1. Geben Sie einen Betreff<\/strong> ein.<\/li>\n\n\n\n
          2. F\u00fcgen Sie Kommentare<\/strong> hinzu.<\/li>\n\n\n\n
          3. W\u00e4hlen Sie Erinnerung f\u00fcr Benutzer<\/strong> aus.<\/li>\n\n\n\n
          4. Legen Sie eine Frist<\/strong> fest.<\/li>\n\n\n\n
          5. Aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter Offen<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
          6. Klicken Sie auf Best\u00e4tigen<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

            Erinnerungen werden unter Meine Erinnerungen<\/strong> auf der Startseite sowie auf der Seite \u201eErinnerungen\u201c angezeigt. Wird eine Erinnerung einem anderen Benutzer zugewiesen, erh\u00e4lt dieser eine Benachrichtigung \u00fcber die Aufgabe.<\/p>\n\n\n\n

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            Massenkopie<\/h2>\n\n\n\n

            Mit \u201eMassenkopie\u201c erstellen Sie nach einem festgelegten Zeitplan eine Reihe von Kopien eines Dokuments. Diese Funktion eignet sich f\u00fcr regelm\u00e4\u00dfig wiederkehrende Dokumente, beispielsweise wiederkehrende Rechnungen. \u00d6ffnen Sie sie \u00fcber das Men\u00fc \u201eMehr\u201c oder \u201eNachbearbeitung\u201c.<\/p>\n\n\n\n

            Der Dialog f\u00fchrt Sie durch mehrere Schritte:<\/p>\n\n\n\n

              \n
            1. Startdatum und Anzahl<\/strong> \u2014 legen Sie das Datum des ersten Dokuments<\/strong>, ein Intervall<\/strong> (z. B. jeden Monat) und eine Endregel<\/strong> fest: entweder ein Enddatum<\/strong> oder eine Anzahl der Dokumente<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
            2. Dokumentnummer und G\u00fcltigkeit<\/strong> \u2014 legen Sie f\u00fcr Dokument-Nr.<\/strong> fest, ob die Nummer mit Jetzt zuweisen<\/strong> sofort oder erst beim Senden des Dokuments vergeben wird, und definieren Sie G\u00fcltig ab<\/strong> relativ zum Dokumentdatum. Eine Tabelle Dokumentvorschau<\/strong> zeigt die erstellten Kopien mit Erstellungsdatum, Dokumentnummer, Dokumentwert, W\u00e4hrung und G\u00fcltig ab.<\/li>\n\n\n\n
            3. Aktion<\/strong> \u2014 w\u00e4hlen Sie aus, was mit jeder Kopie geschehen soll: Als Entwurf speichern<\/strong>, Zur Genehmigung einplanen<\/strong>, Zum Senden einplanen<\/strong> oder Jetzt senden<\/strong>. Bei einer geplanten Genehmigung oder einem geplanten Versand legen Sie die Genehmiger und das Versanddatum fest.<\/li>\n\n\n\n
            4. Best\u00e4tigen<\/strong> \u2014 pr\u00fcfen Sie das Quelldokument und die festgelegten Parameter und klicken Sie anschlie\u00dfend auf Best\u00e4tigen & Erstellen<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

              Jede Kopie wird gem\u00e4\u00df den festgelegten Einstellungen mit einer eigenen Dokumentnummer und eigenen G\u00fcltigkeitsdaten erstellt.<\/p>\n\n\n\n

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              Kopieren<\/h2>\n\n\n\n

              Mit \u201eKopieren\u201c erstellen Sie eine einzelne Kopie eines Dokuments. Die Funktion ist in den Men\u00fcs \u201eMehr\u201c und \u201eNachbearbeitung\u201c des Dokuments verf\u00fcgbar.<\/p>\n\n\n\n

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              In this help doc: the actions and tools that support documents outside creating and sending them \u2014 recall, delete, the Bin, export, upload, reminders, and mass copy. These functions apply to documents already in the account. They cover withdrawing a sent document, removing and restoring documents, exporting, importing external files, setting reminders, and copying a […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"iawp_total_views":18,"footnotes":""},"doc_category":[59],"glossaries":[],"doc_tag":[],"class_list":["post-2865","docs","type-docs","status-publish","hentry","doc_category-documentation"],"year_month":"2026-09","word_count":726,"total_views":"38","reactions":{"happy":"0","normal":"0","sad":"0"},"author_info":{"name":"Veronika Nedecka","author_nicename":"veronika-nedecka","author_url":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/author\/veronika-nedecka\/"},"doc_category_info":[{"term_name":"Documentation","term_url":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/docs-category\/documentation\/"}],"doc_tag_info":[],"knowledge_base_info":[],"knowledge_base_slug":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2865","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs"}],"about":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/docs"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2865"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2865\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3230,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2865\/revisions\/3230"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2865"}],"wp:term":[{"taxonomy":"doc_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/doc_category?post=2865"},{"taxonomy":"glossaries","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/glossaries?post=2865"},{"taxonomy":"doc_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/doc_tag?post=2865"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}