{"id":2851,"date":"2026-07-29T07:31:50","date_gmt":"2026-07-29T07:31:50","guid":{"rendered":"https:\/\/viaspaces.com\/?post_type=docs&p=2851"},"modified":"2026-09-18T09:55:29","modified_gmt":"2026-09-18T09:55:29","password":"","slug":"templates","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/Documentation\/templates\/","title":{"rendered":"Mit Vorlagen arbeiten"},"content":{"rendered":"

In diesem Hilfedokument erfahren Sie, was eine Vorlage ist, wie Sie eine Vorlage in der Bibliothek finden, importieren, aktivieren und bearbeiten und was Dokumenttyp, Dokumentuntertyp und Werttyp bedeuten.<\/p>\n\n\n\n

Eine Vorlage ist ein wiederverwendbares Dokumentlayout. Sie definiert die Struktur und die festen Inhalte eines Dokuments und legt fest, an welchen Stellen Konto-, Partner- und Positionsdaten automatisch eingef\u00fcgt werden. \u00d6ffnen Sie Vorlagen<\/strong> \u00fcber die Seitenleiste, um mit Vorlagen zu arbeiten.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Was eine Vorlage ist<\/h2>\n\n\n\n

Eine Vorlage bildet die Grundlage f\u00fcr jedes Dokument. Anstatt ein Dokument jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen, speichert die Vorlage einmalig das Layout, die festen Textinhalte und die Feldplatzhalter. Jedes daraus erstellte Dokument \u00fcbernimmt anschlie\u00dfend automatisch die aktuellen Daten \u2013 Unternehmensdaten, Partnerdaten, Positionen und Summen \u2013 an die vorgesehenen Stellen. Dadurch bleiben Dokumente konsistent und wiederholte Dateneingaben werden vermieden.<\/p>\n\n\n\n

Eine Vorlage kann aus der ViaSpaces-Bibliothek<\/strong> (einem gemeinsamen Katalog) stammen, \u00fcber eine ID importiert<\/strong> oder im Template Builder von Grund auf neu erstellt werden. Das Erstellen eigener Vorlagen wird auf der Seite \u201eFortgeschrittene Themen\u201c beschrieben.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n
\"\"<\/figure>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\n

Die Seite \u201eVorlagen\u201c<\/h2>\n\n\n\n

Die Seite \u201eVorlagen\u201c zeigt die f\u00fcr das Konto verf\u00fcgbaren Vorlagen an. Jede Zeile entspricht einer Vorlage, gruppiert nach ihren Versionen, und enth\u00e4lt den Dokumenttyp<\/strong>, Dokumentuntertyp<\/strong> und Vorlagennamen<\/strong>, die Jurisdiktion<\/strong> und Sprache<\/strong>, den Status Zugewiesen<\/strong>, den Workspace<\/strong> sowie die Vorlagengruppe<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Suche<\/strong> findet eine Vorlage anhand ihres Namens. Mit den Filtern k\u00f6nnen Sie die Liste nach L\u00f6sung<\/strong>, Jurisdiktion<\/strong>, Sprache<\/strong>, Dokumenttyp<\/strong>, Dokumentuntertyp<\/strong> und Zugewiesen \/ Nicht zugewiesen<\/strong> eingrenzen.<\/p>\n\n\n\n

Drei Schaltfl\u00e4chen erm\u00f6glichen das Hinzuf\u00fcgen von Vorlagen:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • ViaSpaces-Bibliothek<\/strong> \u2014 \u00f6ffnet den gemeinsamen Katalog, aus dem Vorlagen importiert werden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
  • Vorlage importieren<\/strong> \u2014 importiert eine Vorlage anhand ihrer ID.<\/li>\n\n\n\n
  • Neu erstellen<\/strong> \u2014 \u00f6ffnet den Template Builder, um eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite \u201eFortgeschrittene Themen\u201c.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Die Vorlagenbibliothek<\/h2>\n\n\n\n

    Die ViaSpaces-Bibliothek<\/strong> ist ein gemeinsamer Katalog mit vorgefertigten Vorlagen. Sie l\u00e4sst sich nach denselben Kriterien wie die Seite \u201eVorlagen\u201c filtern \u2013 L\u00f6sung, Jurisdiktion, Sprache, Dokumenttyp und Dokumentuntertyp \u2013 sodass Sie gezielt eine Vorlage f\u00fcr einen bestimmten Anwendungsfall und ein bestimmtes Land finden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

    Jede Zeile bietet eine Ansicht Vorlagendetails<\/strong> und eine Schaltfl\u00e4che Importieren<\/strong>. In den Vorlagendetails werden der Vorlagenname<\/strong>, der Vorlagenautor<\/strong>, die Jurisdiktion<\/strong>, der Dokumenttitel<\/strong> und die Vorlagen-ID<\/strong> angezeigt. Die Vorlagen-ID kann kopiert und verwendet werden, um die Vorlage an anderer Stelle zu importieren.<\/p>\n\n\n\n

    <\/div>\n\n\n\n
    \"\"<\/figure>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Vorlage importieren<\/h2>\n\n\n\n

    Eine Vorlage kann auf zwei Arten importiert werden:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Klicken Sie in der Bibliothek<\/strong> in der entsprechenden Zeile auf Importieren<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
    • Klicken Sie auf der Seite \u201eVorlagen\u201c auf Vorlage importieren<\/strong>, f\u00fcgen Sie die Vorlagen-ID<\/strong> ein und klicken Sie auf Absenden<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Die importierte Vorlage erscheint in der Vorlagenliste und kann anschlie\u00dfend aktiviert werden.<\/p>\n\n\n\n

      <\/div>\n\n\n\n
      \"\"<\/figure>\n\n\n\n
      <\/div>\n\n\n\n

      Vorlagenversionen und Aktivierung<\/h2>\n\n\n\n

      Eine Vorlage kann mehrere Versionen<\/strong> enthalten. Zu einem bestimmten Zeitpunkt ist jeweils nur eine Version aktiv; diese aktive Version wird beim Erstellen eines neuen Dokuments verwendet. Eine Vorlage ohne aktive Version wird mit Keine aktive Version<\/strong> gekennzeichnet und kann erst verwendet werden, nachdem eine Version aktiviert wurde.<\/p>\n\n\n\n

      Jede Versionszeile bietet folgende Aktionen:<\/p>\n\n\n\n

      <\/div>\n\n\n\n
      Aktion<\/th>Funktion<\/th><\/tr><\/thead>
      Aktivieren<\/td>Legt diese Version als die f\u00fcr neue Dokumente verwendete Version fest.<\/td><\/tr>
      Vorschau<\/td>\u00d6ffnet eine PDF-Vorschau der Vorlage.<\/td><\/tr>
      Duplizieren<\/td>Erstellt eine Kopie der Version als Grundlage f\u00fcr weitere Bearbeitungen.<\/td><\/tr>
      L\u00f6schen<\/td>Entfernt die Version.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
      <\/div>\n\n\n\n

      Die Liste zeigt au\u00dferdem den Status<\/strong> der Version an, zum Beispiel \u201eAktiv (HR-Outsourcing-Vertrag)\u201c oder \u201eKeine aktive Version\u201c.<\/p>\n\n\n\n

      <\/div>\n\n\n\n
      \n
      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      Hinweis:<\/strong> Mithilfe von Versionen kann eine Vorlage im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden, ohne fr\u00fchere Layouts zu verlieren. \u00c4ltere Versionen bleiben verf\u00fcgbar und k\u00f6nnen bei Bedarf erneut aktiviert werden.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

      <\/div>\n\n\n\n
      \"\"<\/figure>\n\n\n\n
      <\/div>\n\n\n\n

      Vorlage einem Workspace zuweisen<\/h2>\n\n\n\n

      In der Spalte Zum Workspace hinzuf\u00fcgen<\/strong> weisen Sie eine Vorlage einem Workspace zu. Ein Workspace bildet einen abgegrenzten Zugriffsbereich innerhalb des Kontos: Benutzer und Gruppen, die einem Workspace zugewiesen sind, sehen die diesem Workspace zugeordneten Dokumente und Vorlagen. Durch die Zuweisung einer Vorlage zu einem Workspace wird sie f\u00fcr dessen Mitglieder verf\u00fcgbar, sodass jedes Team mit seinem eigenen Vorlagensatz arbeiten kann. Die vollst\u00e4ndige Einrichtung von Workspaces wird auf der Seite \u201eWorkspaces\u201c beschrieben.<\/p>\n\n\n\n

      Die Spalte Vorlagengruppe<\/strong> fasst zusammengeh\u00f6rige Vorlagen unter einem gemeinsamen Namen zusammen und sorgt so daf\u00fcr, dass verschiedene Versionen desselben Dokuments in der Liste \u00fcbersichtlich organisiert bleiben.<\/p>\n\n\n\n

      <\/div>\n\n\n\n

      Vorlage bearbeiten<\/h2>\n\n\n\n

      Eine bestehende Vorlage wird f\u00fcr Layout\u00e4nderungen im Template Builder ge\u00f6ffnet; ihre beschreibenden Angaben werden im Fenster Vorlagen-Metadaten<\/strong> bearbeitet.<\/p>\n\n\n\n

      Das Fenster \u201eVorlagen-Metadaten\u201c enth\u00e4lt:<\/p>\n\n\n\n

        \n
      • Version<\/strong> \u2014 die Versionsnummer.<\/li>\n\n\n\n
      • Dokumenttitel<\/strong> \u2014 der auf dem Dokument angezeigte Titel.<\/li>\n\n\n\n
      • Vorlagenname<\/strong> \u2014 der in der Vorlagenliste angezeigte Name.<\/li>\n\n\n\n
      • \u00dcbergeordnete ID<\/strong> \u2014 die Vorlage, von der diese Version abgeleitet ist.<\/li>\n\n\n\n
      • Dokumenttyp<\/strong> und Dokumentuntertyp<\/strong> \u2014 die Klassifizierung des Dokuments.<\/li>\n\n\n\n
      • Werttyp<\/strong> \u2014 see below.<\/li>\n\n\n\n
      • Sprache<\/strong> und Jurisdiktion<\/strong> \u2014 die Sprache und der rechtliche Geltungsbereich der Vorlage.<\/li>\n\n\n\n
      • URL-Link<\/strong>, Beschreibung<\/strong>, Anweisungen<\/strong>, Zus\u00e4tzliche Informationen<\/strong> \u2014 beschreibende Felder.<\/li>\n\n\n\n
      • L\u00f6sung<\/strong> \u2014 die L\u00f6sung, der die Vorlage zugeordnet ist.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Best\u00e4tigen<\/strong> speichert die Metadaten. Die gespeicherten Werte werden in der Vorlagenliste und in den Vorlagendetails angezeigt.<\/p>\n\n\n\n

        <\/div>\n\n\n\n
        \"\"<\/figure>\n\n\n\n
        <\/div>\n\n\n\n

        Dokumenttyp, Dokumentuntertyp und Werttyp<\/h2>\n\n\n\n

        Jede Vorlage wird klassifiziert, damit die daraus erstellten Dokumente korrekt gruppiert, gefiltert, nummeriert und bewertet werden.<\/p>\n\n\n\n

        Dokumenttyp<\/strong> ist die \u00fcbergeordnete Kategorie des Dokuments \u2013 beispielsweise \u201e500 \u2013 Abrechnung und Fakturierung\u201c oder \u201e300 \u2013 Vereinbarungen und Vertr\u00e4ge\u201c.<\/p>\n\n\n\n

        Dokumentuntertyp<\/strong> pr\u00e4zisiert die Klassifizierung weiter \u2013 beispielsweise \u201eFakt\u00fara\u201c oder \u201eRechnung mit Positionen\u201c. Dokumenttyp und Dokumentuntertyp bestimmen die Filter auf den Seiten Vorlagen und Bibliothek sowie die Nummerierung, die unter Einstellungen, Dokumentsteuerung<\/strong> festgelegt wird.<\/p>\n\n\n\n

        Werttyp<\/strong> ist ein Feld in den Vorlagen-Metadaten. Es legt fest, unter welcher Kategorie der Dokumentbetrag erfasst wird, sodass jeder Betrag der tats\u00e4chlichen Phase des jeweiligen Gesch\u00e4ftsvorgangs zugeordnet und entsprechend ausgewertet wird. Die Auswahl erfolgt aus einer durchsuchbaren Liste mit sieben Kategorien \u2013 denselben sieben Kategorien, die auch f\u00fcr den Dokumenttyp verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n

        <\/div>\n\n\n\n
        \"\"<\/figure>\n\n\n\n
        <\/div>\n\n\n\n
        Werttyp<\/th>Typische Dokumente<\/th>Was der Betrag darstellt<\/th><\/tr><\/thead>
        100 \u2013 Allgemeine Informationsdokumente<\/td>Anschreiben, Mitteilungen, Erkl\u00e4rungen, Zertifikate<\/td>Kein kommerzieller Betrag<\/td><\/tr>
        200 \u2013 Unverbindliche Angebote<\/td>Angebote, Offerten, Preislisten<\/td>Indikativer Wert \u2013 die Gegenpartei hat sich noch nicht verbindlich dazu verpflichtet.<\/td><\/tr>
        300 \u2013 Vereinbarungen und Vertr\u00e4ge<\/td>Vertr\u00e4ge, Rahmenvereinbarungen, best\u00e4tigte Bestellungen<\/td>Verbindlicher Wert \u2013 vereinbart, aber noch nicht geliefert oder in Rechnung gestellt.<\/td><\/tr>
        400 \u2013 Lieferung und Ausf\u00fchrung<\/td>Lieferscheine, \u00dcbergabeprotokolle, Arbeitsberichte<\/td>Erbrachter Wert \u2013 geliefert bzw. ausgef\u00fchrt, aber noch nicht in Rechnung gestellt.<\/td><\/tr>
        500 \u2013 Abrechnung und Fakturierung<\/td>Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften<\/td>Realisierter Wert \u2013 eine Forderung, die als tats\u00e4chlicher Ertrag erfasst wird.<\/td><\/tr>
        600 \u2013 Zahlungsbenachrichtigungen<\/td>Zahlungsavise, Zahlungsbest\u00e4tigungen, Zahlungserinnerungen<\/td>Ein bereits unter 500 fakturierter Betrag, der als Zahlungsbewegung nachverfolgt wird.<\/td><\/tr>
        700 \u2013 Abschluss<\/td>Abschluss- und Abrechnungsdokumente, die einen Vorgang beenden<\/td>Abschlusswert des Vorgangs<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
        <\/div>\n\n\n\n

        Die Kategorien folgen dem Ablauf eines Gesch\u00e4ftsvorgangs, wobei der Wert im Verlauf zunehmend verbindlicher wird. Ein Betrag in den Kategorien 100 bis 400 ist zun\u00e4chst ein Planungswert: Ein Angebot kann ohne Annahme verfallen, ein Vertrag kann in mehreren Teilen erf\u00fcllt werden und ein Lieferschein begr\u00fcndet noch keinen Zahlungsanspruch. Erst in 500 \u2013 Abrechnung und Fakturierung wird der Betrag zu einem tats\u00e4chlichen Ertrag, da das Dokument eine Forderung begr\u00fcndet. Dokumente in 600 \u2013 Zahlungsbenachrichtigungen enthalten einen Betrag, der bereits fakturiert wurde. Sie ver\u00e4ndern daher den Zahlungsstatus der Rechnung, anstatt einen neuen Wert hinzuzuf\u00fcgen.<\/p>\n\n\n\n

        Legen Sie den Werttyp der Vorlage entsprechend der Funktion des Dokuments fest. Eine Angebotsvorlage mit dem Werttyp 200 ber\u00fccksichtigt auch ein umfangreiches Angebot in den Pipeline-Werten, ohne den fakturierten Umsatz k\u00fcnstlich zu erh\u00f6hen. Bei einer Rechnungsvorlage mit dem Werttyp 500 wird der Dokumentgesamtwert als Ertrag erfasst und in den Zahlungs-Widgets Bezahlt<\/strong>, Unbezahlt<\/strong> und Teilweise bezahlt<\/strong> im Dashboard ber\u00fccksichtigt.<\/p>\n\n\n\n

        <\/div>\n\n\n\n
        \n
        \"\"<\/figure>\n\n\n\n

        Hinweis:<\/strong> Der Werttyp ist eine Vorlageneinstellung und wird daher von jedem Dokument \u00fcbernommen, das auf dieser Vorlage basiert. \u00c4nderungen am Werttyp einer Vorlage gelten f\u00fcr Dokumente, die danach erstellt werden.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

        <\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        In this help doc: what a template is, how to find one in the Library, how to import, activate, and edit one, and what document type, subtype, and value type mean. A template is a reusable document layout. It defines the structure and fixed content of a document, and marks where account, partner, and line-item […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"iawp_total_views":23,"footnotes":""},"doc_category":[59],"glossaries":[],"doc_tag":[],"class_list":["post-2851","docs","type-docs","status-publish","hentry","doc_category-documentation"],"year_month":"2026-09","word_count":1121,"total_views":"44","reactions":{"happy":"0","normal":"0","sad":"0"},"author_info":{"name":"Veronika Nedecka","author_nicename":"veronika-nedecka","author_url":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/author\/veronika-nedecka\/"},"doc_category_info":[{"term_name":"Documentation","term_url":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/docs-category\/documentation\/"}],"doc_tag_info":[],"knowledge_base_info":[],"knowledge_base_slug":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2851","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs"}],"about":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/docs"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2851"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2851\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3243,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2851\/revisions\/3243"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2851"}],"wp:term":[{"taxonomy":"doc_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/doc_category?post=2851"},{"taxonomy":"glossaries","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/glossaries?post=2851"},{"taxonomy":"doc_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/doc_tag?post=2851"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}