{"id":2846,"date":"2026-07-28T13:12:06","date_gmt":"2026-07-28T13:12:06","guid":{"rendered":"https:\/\/viaspaces.com\/?post_type=docs&p=2846"},"modified":"2026-09-14T07:42:27","modified_gmt":"2026-09-14T07:42:27","password":"","slug":"business-partners","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/Documentation\/business-partners\/","title":{"rendered":"Gesch\u00e4ftspartner"},"content":{"rendered":"

In diesem Hilfedokument erfahren Sie, was ein Gesch\u00e4ftspartner ist, wie Sie einen Gesch\u00e4ftspartner hinzuf\u00fcgen, welche Verbindungsstatus es gibt und wie Visitenkarten zum Herstellen einer Verbindung verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n

Ein Gesch\u00e4ftspartner ist ein Unternehmen oder eine Person, mit dem bzw. der ein Konto Dokumente austauscht. \u00d6ffnen Sie Gesch\u00e4ftspartner<\/strong> in der Seitenleiste, um die Gesch\u00e4ftspartner des aktuellen Kontos anzuzeigen.<\/p>\n\n\n\n

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Was ein Gesch\u00e4ftspartner ist<\/h2>\n\n\n\n

Ein Gesch\u00e4ftspartner ist jede Gegenpartei, mit der ein Konto zusammenarbeitet \u2013 ein Kunde, Lieferant oder eine andere Organisation, die am Dokumentenaustausch beteiligt ist. Im Gesch\u00e4ftspartnerdatensatz werden Adresse, Steuerangaben und Kontakte zentral gespeichert, sodass diese Daten in jedem an diesen Gesch\u00e4ftspartner gesendeten Dokument automatisch ausgef\u00fcllt werden. Es gibt zwei Arten.<\/p>\n\n\n\n

Ein Gesch\u00e4ftspartner<\/strong> ist eine Gegenpartei, die ebenfalls \u00fcber ein ViaSpaces-Konto verf\u00fcgt. Beide Seiten sind auf der Plattform miteinander verbunden, und Dokumente werden direkt zwischen den beiden Konten ausgetauscht \u2013 ideal f\u00fcr regelm\u00e4\u00dfige Gesch\u00e4ftspartner, die mit ViaSpaces arbeiten und bei denen jeder Austausch auf beiden Seiten nachverfolgt wird.<\/p>\n\n\n\n

Ein externer Gesch\u00e4ftspartner<\/strong> ist eine Gegenpartei ohne ViaSpaces-Konto. Er wird manuell angelegt und mit (Extern)<\/strong> gekennzeichnet. Dokumente werden \u00fcber das Externe Gateway zugestellt \u2013 \u00fcber einen sicheren Link, der per E-Mail gesendet wird \u2013, sodass der Gesch\u00e4ftspartner Dokumente empfangen, genehmigen oder unterzeichnen kann, ohne sich zu registrieren. Dies ist der typische Fall bei Kunden oder Lieferanten, die ViaSpaces nicht nutzen.<\/p>\n\n\n\n

Jedem Gesch\u00e4ftspartner wird au\u00dferdem ein Gesch\u00e4ftspartnertyp<\/strong> zugewiesen: Unternehmen (Firma)<\/strong> oder Privatperson (Person)<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

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Die Gesch\u00e4ftspartnerliste<\/h2>\n\n\n\n

Die Liste zeigt die Gesch\u00e4ftspartner des aktuellen Kontos mit Firmenname<\/strong>, Hauptkontakt<\/strong>, Land<\/strong> und Verbindungsstatus<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Suche<\/strong> findet einen Gesch\u00e4ftspartner in der Liste. Kontakte<\/strong> durchsucht alle Kontakte der Gesch\u00e4ftspartner. Das ist hilfreich, wenn der Firmenname nicht eindeutig ist, die Kontaktperson jedoch bekannt ist. Mit Aus Visitenkarten hinzuf\u00fcgen<\/strong> k\u00f6nnen Sie einen Gesch\u00e4ftspartner aus einer empfangenen Visitenkarte hinzuf\u00fcgen, w\u00e4hrend Neu hinzuf\u00fcgen<\/strong> den Dialog zum Hinzuf\u00fcgen eines Gesch\u00e4ftspartners \u00f6ffnet. Jeder Eintrag kann bearbeitet oder gel\u00f6scht werden.<\/p>\n\n\n\n

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Gesch\u00e4ftspartner hinzuf\u00fcgen<\/h2>\n\n\n\n

Neu hinzuf\u00fcgen<\/strong> bietet drei M\u00f6glichkeiten, einen Gesch\u00e4ftspartner hinzuzuf\u00fcgen \u2013 jeweils f\u00fcr eine andere Situation:<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Suche<\/strong> \u2013 findet einen bestehenden Gesch\u00e4ftspartner, der bereits ViaSpaces nutzt. Die Angaben werden aus seinem Konto \u00fcbernommen, sodass keine Daten erneut eingegeben werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Manuell erstellen<\/strong> \u2013 erstellt einen externen Gesch\u00e4ftspartner, dessen Angaben manuell eingegeben werden. Diese Option wird f\u00fcr eine Gegenpartei verwendet, die ViaSpaces nicht nutzt.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Einladen<\/strong> \u2013 sendet per E-Mail eine Visitenkarte, um eine Verbindung mit einem anderen Plattformbenutzer herzustellen.<\/p>\n\n\n\n

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Hinweis:<\/strong> Wenn ein bestehender Gesch\u00e4ftspartner hinzugef\u00fcgt wird, werden seine Daten zu diesem Zeitpunkt aus seinem Konto \u00fcbernommen. Sp\u00e4tere \u00c4nderungen, die er an seinen eigenen Daten vornimmt, aktualisieren diese Kopie nicht automatisch, und derzeit erfolgt keine Benachrichtigung \u00fcber solche \u00c4nderungen. Pr\u00fcfen Sie die Angaben eines Gesch\u00e4ftspartners daher, wenn deren Aktualit\u00e4t und Genauigkeit wichtig sind.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Manuell erstellen<\/h3>\n\n\n\n

Manuell erstellen \u00f6ffnet das Formular Gesch\u00e4ftspartner erstellen und erstellt einen externen Gesch\u00e4ftspartner.<\/p>\n\n\n\n

Zu den allgemeinen Angaben geh\u00f6ren die externe(n) E-Mail-Adresse(n)<\/strong>, der Gesch\u00e4ftspartnertyp<\/strong> (Unternehmen oder Privatperson), ein Kurzname<\/strong>, das Land<\/strong>, der Firmenname<\/strong> und der Schalter Aktiv<\/strong>. Der Bereich Adresse<\/strong> enth\u00e4lt Stra\u00dfe 1, Stra\u00dfe 2, Ort, Postleitzahl, Bundesland \/ Provinz \/ Region \/ Kanton und Land. Unter Steuern & Registrierungen<\/strong> befinden sich die Unternehmensregistrierungsnummer<\/strong> (zum Beispiel EIN oder CRN) und die Steuerregistrierung \/ Steuer-ID<\/strong>. Der Bereich Hauptkontakt<\/strong> enth\u00e4lt Anrede, Vorname, zweiten Vornamen, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.<\/p>\n\n\n\n

Gesch\u00e4ftspartner-Tags<\/strong> sind Kennzeichnungen, die mit Hinzuf\u00fcgen<\/strong> hinzugef\u00fcgt werden. Mit Tags lassen sich Gesch\u00e4ftspartner nach einem beliebigen, zum Unternehmen passenden Schema gruppieren \u2013 zum Beispiel nach Region, Branche oder Kundenbetreuer \u2013 und sp\u00e4ter einfach filtern. Speichern Sie die \u00c4nderungen mit Speichern<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

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Gesch\u00e4ftspartnerdetails<\/h3>\n\n\n\n

Ein bestehender Gesch\u00e4ftspartner wird in den Gesch\u00e4ftspartnerdetails ge\u00f6ffnet, wobei der Status<\/strong> oben rechts angezeigt wird. Die Detailansicht ist in Registerkarten unterteilt:<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Allgemein<\/strong> \u2013 E-Mail-Adresse, Typ, Firmenname, Kurzname, Aktiv-Status, Adresse, Steuern & Registrierungen und Tags.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Steuerregistrierung<\/strong> \u2013 Steuerregistrierungen nach Land, Steuerart und Identifikationsnummer. F\u00fcgen Sie mit Steuerart hinzuf\u00fcgen<\/strong> eine neue Registrierung hinzu. Dies ist f\u00fcr Gesch\u00e4ftspartner vorgesehen, die unter mehreren Steuerregistrierungen t\u00e4tig sind.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Standorte<\/strong> \u2013 zus\u00e4tzliche Adressen f\u00fcr einen Gesch\u00e4ftspartner mit mehreren Niederlassungen oder Lieferorten.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Kontakte<\/strong> \u2013 Kontaktpersonen des Gesch\u00e4ftspartners.<\/p>\n\n\n\n

\u2013 Einstellungen des Externen Gateways<\/strong> \u2013 Sicherheits- und Zustellungseinstellungen f\u00fcr einen externen Gesch\u00e4ftspartner.<\/p>\n\n\n\n

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Einstellungen des Externen Gateways<\/h3>\n\n\n\n

Bei einem externen Gesch\u00e4ftspartner steuert die Registerkarte Einstellungen des Externen Gateways<\/strong>, wie der Gesch\u00e4ftspartner Dokumente empf\u00e4ngt und mit ihnen interagiert.<\/p>\n\n\n\n

PIN \/ Passwort verwenden<\/strong> sch\u00fctzt den Zugriff auf das Gateway und bietet eine zus\u00e4tzliche Sicherheitsebene f\u00fcr sensible Dokumente. Die PIN wird entweder automatisch generiert oder als benutzerdefinierte PIN bzw. als Passwort festgelegt. Benachrichtigungen f\u00fcr diesen Gesch\u00e4ftspartner deaktivieren<\/strong> verhindert, dass Benachrichtigungen an den Gesch\u00e4ftspartner gesendet werden. PDF standardm\u00e4\u00dfig anh\u00e4ngen<\/strong> f\u00fcgt das Dokument-PDF den Benachrichtigungs-E-Mails bei, sodass der Gesch\u00e4ftspartner das Dokument direkt zur Verf\u00fcgung hat, ohne den Link \u00f6ffnen zu m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

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Hinweis:<\/strong> \u00dcber das Externe Gateway k\u00f6nnen Gesch\u00e4ftspartner ohne Konto Dokumente anzeigen, genehmigen, ablehnen oder unterzeichnen. Den vollst\u00e4ndigen Ablauf finden Sie auf der Seite Externes Gateway<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Automatisches Ausf\u00fcllen f\u00fcr Unternehmenspartner<\/h2>\n\n\n\n

Beim Erstellen eines in der Schweiz, Tschechien oder der Slowakei registrierten Gesch\u00e4ftspartners vom Typ Unternehmen (Firma)<\/strong> werden nach Eingabe der Unternehmens-ID die Unternehmensdaten automatisch aus dem offiziellen Register \u00fcbernommen. Dadurch entf\u00e4llt die erneute Eingabe und der eingetragene Firmenname sowie die Adresse des Gesch\u00e4ftspartners werden exakt \u00fcbernommen. Das automatische Ausf\u00fcllen erfolgt beim Erstellen eines Gesch\u00e4ftspartners. Bei einem bereits bestehenden Gesch\u00e4ftspartner wird es nicht verwendet, da dessen Daten aus seinem eigenen Konto stammen.<\/p>\n\n\n\n

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Verbindungsstatus<\/h2>\n\n\n\n

Jeder Gesch\u00e4ftspartner hat einen Verbindungsstatus, der in der Liste und auf der Detailseite angezeigt wird.<\/p>\n\n\n\n

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Status<\/th>Bedeutung<\/th><\/tr><\/thead>
Ausstehend<\/td>Eine Einladung wurde gesendet und noch nicht beantwortet.<\/td><\/tr>
Aktiv<\/td>Die Verbindung ist aktiv. Dokumente k\u00f6nnen ausgetauscht werden.<\/td><\/tr>
Inaktiv<\/td>Die Verbindung ist pausiert.<\/td><\/tr>
Gesperrt<\/td>Die Verbindung wurde abgelehnt und gesperrt.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
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Dokumente k\u00f6nnen nur an einen Gesch\u00e4ftspartner mit dem Status Aktiv<\/strong> gesendet werden. Mit Inaktiv<\/strong> kann ein derzeit nicht genutzter Gesch\u00e4ftspartner vor\u00fcbergehend stillgelegt werden, ohne seinen Datensatz zu verlieren.<\/p>\n\n\n\n

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Hinweis:<\/strong> Ein auf Inaktiv gesetzter Gesch\u00e4ftspartner kann wieder auf Aktiv gesetzt werden. Die Reaktivierung durchl\u00e4uft zun\u00e4chst den Status Ausstehend und erfordert eine erneute Genehmigung durch beide Seiten.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Visitenkarten<\/h2>\n\n\n\n

Eine Visitenkarte ist ein digitales Unternehmensprofil, das verwendet wird, um zwei Plattformkonten miteinander zu verbinden \u2013 das digitale Pendant zur \u00dcbergabe einer Firmenvisitenkarte bei einem pers\u00f6nlichen Treffen. Sie enth\u00e4lt die Angaben des Absenders, sodass der Empf\u00e4nger ihn mit nur einem Schritt als Gesch\u00e4ftspartner hinzuf\u00fcgen kann, ohne die Daten manuell eingeben zu m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Visitenkarten sind konten\u00fcbergreifend auf der Ebene Meine Konten<\/strong> verf\u00fcgbar: Eine empfangene Visitenkarte kann in mehreren Konten als Gesch\u00e4ftspartner hinzugef\u00fcgt werden \u2013 \u00e4hnlich wie eine gedruckte Visitenkarte an mehreren Stellen abgelegt werden kann. Dies ist besonders f\u00fcr Benutzer geeignet, die mehrere Konten verwalten und in diesen mit demselben Gesch\u00e4ftspartner zusammenarbeiten.<\/p>\n\n\n\n

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Visitenkarte senden<\/h3>\n\n\n\n

Einladen<\/strong> sendet eine Visitenkarte:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. W\u00e4hlen Sie unter Neu hinzuf\u00fcgen<\/strong> die Option Einladen<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse<\/strong> des Gesch\u00e4ftspartners ein.<\/li>\n\n\n\n
  3. W\u00e4hlen Sie die Workspaces<\/strong> aus, die Sie freigeben m\u00f6chten.<\/li>\n\n\n\n
  4. Klicken Sie auf Einladung senden<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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    Hinweis:<\/strong> Der freigegebene Workspace ist der Bereich, in den der Gesch\u00e4ftspartner nach erfolgreicher Verbindung Dokumente senden kann.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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    Visitenkarte empfangen und verwenden<\/h3>\n\n\n\n

    Empfangene Visitenkarten finden Sie auf der Seite Visitenkarten<\/strong> neben Meine Konten. Sie sind in Registerkarten unterteilt:<\/p>\n\n\n\n

    <\/div>\n\n\n\n
    Registerkarte<\/th>Shows<\/th><\/tr><\/thead>
    Alle<\/td>Jede Visitenkarte.<\/td><\/tr>
    Neu<\/td>Noch nicht verwendete Visitenkarten.<\/td><\/tr>
    Verwendet<\/td>Visitenkarten, die bereits als Gesch\u00e4ftspartner hinzugef\u00fcgt wurden.<\/td><\/tr>
    Archiviert<\/td>Visitenkarten, die aus der aktiven Liste verschoben wurden.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Jede Visitenkarte zeigt den Absender, das Empfangsdatum und die Konten, zu denen sie hinzugef\u00fcgt wurde (zum Beispiel \u201eZu 2 Unternehmen hinzugef\u00fcgt\u201c). Mit Als Gesch\u00e4ftspartner hinzuf\u00fcgen<\/strong> wird die Visitenkarte einem Konto zugeordnet und dort ein Gesch\u00e4ftspartner angelegt.<\/p>\n\n\n\n

    <\/div>\n\n\n\n
    \"\"<\/figure>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    In this help doc: what a business partner is, how to add one, connection status, and how business cards are used to connect. A business partner is a company or person an account exchanges documents with. Open Business Partners from the sidebar to see the partners for the current account. What a Business Partner Is […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"iawp_total_views":29,"footnotes":""},"doc_category":[59],"glossaries":[],"doc_tag":[],"class_list":["post-2846","docs","type-docs","status-publish","hentry","doc_category-documentation"],"year_month":"2026-09","word_count":1118,"total_views":"53","reactions":{"happy":"0","normal":"0","sad":"0"},"author_info":{"name":"Veronika Nedecka","author_nicename":"veronika-nedecka","author_url":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/author\/veronika-nedecka\/"},"doc_category_info":[{"term_name":"Documentation","term_url":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/docs-category\/documentation\/"}],"doc_tag_info":[],"knowledge_base_info":[],"knowledge_base_slug":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2846","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs"}],"about":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/docs"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2846"}],"version-history":[{"count":11,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2846\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3175,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/2846\/revisions\/3175"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2846"}],"wp:term":[{"taxonomy":"doc_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/doc_category?post=2846"},{"taxonomy":"glossaries","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/glossaries?post=2846"},{"taxonomy":"doc_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/viaspaces.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/doc_tag?post=2846"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}